Privacy en cookieverklaring

Privacyverklaring 

Verwerking en beveiliging van persoonsgegevens 

Romex Investments B.V. (hierna: Romex Investments, wij, ons en onze) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring (hierna: Privacyverklaring) geven we heldere en transparante informatie over hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). 

Romex Investments houdt zich bezig met de verkoop en ontwikkeling van appartementen en biedt daarnaast de mogelijkheid om te investeren in één van onze investeringsfondsen (hierna: de Investeringsfondsen). Wanneer wij in deze Privacyverklaring ‘u’ of ‘uw’ gebruiken, doelen wij op de volgende categorieën betrokkenen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van de hiervoor genoemde activiteiten:  

• Personen die een appartement kopen of geïnteresseerd zijn om een appartement te kopen dat door Romex Investments wordt aangeboden (Kopers). 
• Personen die investeren of geïnteresseerd zijn om te investeren in één van de Investeringsfondsen (Investeerders). 

Bij het uitvoeren van deze activiteiten hebben wij persoonsgegevens van u nodig, bijvoorbeeld wanneer u informatie of een brochure aanvraagt, een investering doet, een koopovereenkomst aangaat of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Ook in andere situaties die nader worden beschreven in deze Privacyverklaring verwerken wij persoonsgegevens.  

Als Romex Investments zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring. Hieronder vindt u een overzicht van alle onderwerpen in deze Privacyverklaring.  [Door op een onderwerp te klikken, wordt u naar het relevante onderwerp geleid.] 

• Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
• Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
• Bewaartermijnen
• Beveiliging
• Rechten omtrent uw persoonsgegevens
• Cookies
• Wijzigingen in deze Privacyverklaring
• Vragen en contactgegevens

 1. Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen

1.1 Informatieverzoeken en brochure-aanvragen door Kopers en Investeerders 

Indien u als Koper of Investeerder via een van onze advertenties, onze website of telefonisch een informatieverzoek indient of een brochure aanvraagt, dan verwerkt Romex Investments de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam; 

• Woonplaats; 

• Straatnaam en huisnummer; 

• Postcode; 

• (Zakelijk) telefoonnummer; en 

• (Zakelijk) e-mailadres; en 

• Uw antwoorden op de investeringsvragen die via onze website worden gesteld, waaronder uw beleggingservaring, investeringsbudget en gewenste investeringstermijn. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden: 

• Verwerken en opvolgen van uw informatieverzoek of brochure-aanvraag; 

• Registratie van uw gegevens in ons CRM-systeem zodat wij u kunnen informeren over aankoop- en investeringsmogelijkheden; en 

• Contact met u onderhouden naar aanleiding van uw interesse. 

1.2 Investeerders bij het aangaan van een investering 

Indien u als Investeerder een investeringsovereenkomst aangaat met Romex Investments, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam; 

• Woonplaats; 

• Straatnaam en huisnummer; 

• Postcode; 

• (Zakelijk) telefoonnummer; 

• (Zakelijk) e-mailadres; en 

• Financiële gegevens met betrekking tot uw investering. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden: 

• Afhandeling en administratie ten behoeve van uw investering; 

• Contact met u houden over de voortgang en details van uw investering; en 

• Financiële verantwoording van uw investering. 

1.3 Investeerders in het kader van een Wwft-onderzoek 

Indien u als Investeerder een akkoord heeft bereikt met Romex Investments om te investeren in één van de Investeringsfondsen, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens : 

• Voor- en achternaam; 

• (Zakelijk) telefoonnummer; en 

• (Zakelijk) e-mailadres. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van het volgende doeleinde: 

• Voldoen aan de verplichtingen die op ons rusten uit hoofde van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), waaronder het vaststellen van de herkomst van de te investeren gelden door middel van een cliëntenonderzoek. 

Romex Investments laat het cliëntenonderzoek uitvoeren door Signum Interfocus, een gespecialiseerd, onafhankelijk Wwft-onderzoeksbureau dat dit onderzoek in onze opdracht verricht. De hiervoor genoemde persoonsgegevens worden voor dat doel met het onderzoeksbureau gedeeld. Signum Interfocus is voor de uitvoering van het cliëntenonderzoek zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Indien u specifieke vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het cliëntenonderzoek, kunt u rechtstreeks contact opnemen met Signum Interfocus. 

1.4 Kopers 

Indien u als Koper een bestaand of nog te bouwen appartement koopt via Romex Investments, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en/of achternaam; 

• Woonplaats; 

• Straatnaam en huisnummer; 

• Postcode; 

• (Zakelijk) telefoonnummer; 

• (Zakelijk) e-mailadres; 

• Financiële gegevens met betrekking tot de aankoop; en 

• Gegevens uit de koopovereenkomst. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden: 

• Registratie van uw gegevens ten behoeve van de afhandeling van de koop; 

• Vertalen van de koopovereenkomst naar uw taal en het delen van deze vertaalde koopovereenkomst met u, zodat u volledig op de hoogte bent van de inhoud en voorwaarden van de koop; 

• Opslaan van de koopovereenkomst in ons IT-systeem ten behoeve van de administratie; 

• Delen van uw gegevens met advocaten en notarissen in het desbetreffende land ten behoeve van de juridische afhandeling van de koop; 

• Contact met u onderhouden over de voortgang van de koop; en 

• Uitsluitend op uw verzoek: correspondentie met uw bank in verband met de financiering van de aankoop. 

1.5 Nieuwsbriefabonnees  

1. Kopers (bestaande klanten) 

Indien u als Koper een appartement bij Romex Investments heeft gekocht, versturen wij u periodiek een nieuwsbrief en verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam; 

• (Zakelijk) telefoonnummer en 

• (Zakelijk) e-mailadres. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Romex Investments’.  

2. Overige ontvangers (Investeerders en geïnteresseerden in de koop van een appartement) 

Indien u als Investeerder of geïnteresseerde in de koop van één van onze appartementen heeft aangegeven de nieuwsbrief van Romex Investments te willen ontvangen, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam; 

• (Zakelijk) telefoonnummer en 

• (Zakelijk) e-mailadres. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘Toestemming’. Wij verwerken de persoonsgegevens van beide categorieën ontvangers ten behoeve van het volgende doeleinde: 

• Versturen van de nieuwsbrief met informatie en nieuws over de activiteiten van Romex Investments, waaronder aanbiedingen. 

Ontvangt u liever geen marketing zoals nieuwsbrieven van Romex Investments meer, dan kunt u zich steeds uitschrijven via de link in de nieuwsbrief. 

1.6 Websitebezoekers 

Indien u onze website bezoekt, dan verwerkt Romex Investments de volgende persoonsgegevens:  

• Technische gegevens van de apparatuur die wordt gebruikt om de website te bezoeken, inclusief het IP-adres van de persoon die onze website bezoekt; en 

• Cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar paragraaf 6 van deze Privacyverklaring en onze cookiebanner. 

Romex Investments verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Romex Investments’. Indien wettelijk vereist, vragen wij u om uw toestemming voor het verwerken van bepaalde cookies. Bijvoorbeeld bij trackingcookies. 

Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden: 

• Om onze website naar behoren te kunnen laten functioneren;  

• Het veilig, betrouwbaar en beschikbaar houden van onze website; 

• Het uitvoeren van marketingactiviteiten. 

Wanneer Romex Investments persoonsgegevens verwerkt op basis van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, wordt voorafgaand aan de verwerking een belangenafweging gemaakt tussen het gerechtvaardigd belang van Romex Investments bij verwerking en uw privacybelangen. Indien u nadere informatie wenst te ontvangen over de gemaakte belangenafweging, kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring. 

 2. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die wij van u ontvangen worden, afhankelijk van de situatie, doorgegeven aan de volgende categorieën derde ontvangers: 

• Advocaten en notarissen in het desbetreffende land, ten behoeve van de juridische afhandeling van de koop van een appartement; 

• Signum Interfocus, een gespecialiseerd, onafhankelijk Wwft-onderzoeksbureau dat in opdracht van Romex Investments cliëntenonderzoek verricht in het kader van de Wwft; 

• Onze IT-dienstverlener, die ons ondersteunt bij het beheer en de hosting van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen; 

• Uitsluitend op uw verzoek: uw bank, in verband met de financiering van de aankoop van een appartement; en 

• Bevoegde overheids- of toezichthoudende instanties wanneer de wet dit vereist. 

Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte. Romex Investments heeft uitgebreide technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen en verstrekt deze persoonsgegevens uitsluitend aan derden die vergelijkbare technische en organisatorische beschermingsmaatregelen hanteren. 

 3. Bewaartermijnen

Romex Investments bewaart uw persoonsgegevens zolang redelijkerwijs noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij deze hebben verzameld, waaronder doeleinden die verband houden met het voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige of rapportagevereisten. Wij kunnen uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren in het geval van een klacht of indien wij redelijkerwijs geloven dat er een kans is op juridische procedures met betrekking tot onze relatie met u. Om de passende bewaartermijn te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij deze doeleinden kunnen bereiken via andere middelen, alsmede de toepasselijke wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten. Zo verplicht de Nederlandse fiscale wetgeving ons om bepaalde financiële administratie ten minste zeven jaar na het einde van een boekjaar te bewaren. 

De volgende specifieke bewaartermijnen zijn van toepassing: 

• Gegevens in ons CRM-systeem van Investeerders en Kopers worden tien jaar bewaard na beëindiging van de zakelijke relatie of na uitvoering van de desbetreffende transactie; 

• Koopovereenkomsten en bijbehorende correspondentie worden bewaard op onze server gedurende een termijn van zeven jaar na het einde van het boekjaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht; en 

• Indien Romex Investments kopieën van paspoorten of identiteitsbewijzen ontvangt, bijvoorbeeld in het kader van het Wwft-onderzoek, worden deze na ontvangst direct verwijderd. Romex Investments vraagt dergelijke kopieën niet uit eigen beweging op; dit is enkel van toepassing indien u deze kopieën op eigen initiatief naar ons toestuurt.  

Indien u nadere informatie wenst over specifieke bewaartermijnen die van toepassing zijn op uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens zoals vermeld in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring. 

 4. Beveiliging

Romex Investments heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enig ander onrechtmatig gebruik. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers en derden die deze gegevens nodig hebben voor bedrijfsdoeleinden en die gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht.  

5. Rechten omtrent uw persoonsgegevens

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan: 

• Het recht op bevestiging van Romex Investments of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens; 

• Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet juist zijn; 

• In bepaalde gevallen het recht om Romex Investments te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, wanneer u uw toestemming intrekt (indien toestemming de rechtsgrond is voor de verwerking) of indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; 

• In bepaalde gevallen het recht om van Romex Investments een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld omdat u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist; 

• Het recht om, op uw verzoek, de persoonsgegevens die u aan Romex Investments heeft verstrekt in een gestructureerd en gangbaar elektronisch formaat te ontvangen en deze persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst; 

• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigde belangen van Romex Investments. Wanneer u bezwaar maakt, zal Romex Investments uw persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; 

• Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor die doeleinden. In dat geval verwerkt Romex Investments uw persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden; 

• Het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) gebaseerde beslissing die rechtsgevolgen heeft of u op aanmerkelijke wijze treft; en 

• Het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken (indien toestemming de basis is voor verwerking). Intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat toestemming niet langer geldt vanaf het moment van intrekking, maar dat de verwerking die tijdens uw toestemming heeft plaatsgevonden wel rechtmatig is. 

Deze rechten zijn niet absoluut. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin Romex Investments uw verzoek als betrokkene niet (volledig) kan uitvoeren. Ten aanzien van verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens dient rekening te worden gehouden met het feit dat wij zo’n verzoek niet zullen honoreren indien dit onverenigbaar is met de dwingende wettelijke bewaartermijnen van Romex Investments. 

Indien u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de contactgegevens genoemd in paragraaf 8. Neem ook contact met ons op via de contactgegevens genoemd in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring indien u de belangenafweging wenst te ontvangen die is gemaakt met betrekking tot de rechtsgrond gerechtvaardigd belang in paragraaf 1. De verstrekte informatie is in principe kosteloos. U kunt deze rechten op redelijke tijdstippen uitoefenen. 

Wij zullen binnen één maand op uw verzoek reageren, tenzij dit vanwege de complexiteit van uw verzoek of het aantal ingediende verzoeken niet mogelijk is. In dat geval informeren wij u uiterlijk binnen één maand en verlengen wij onze reactietermijn met maximaal twee maanden. Indien een verzoek door ons wordt gehonoreerd, zal Romex Investments het besluit tot correctie, wijziging, verwijdering en/of overdracht van de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk uitvoeren. 

Naast de bovengenoemde rechten heeft u, indien u ontevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, uw verzoek afhandelen of een andere klacht, het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

6. Cookies

Romex Investments maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze cookieverklaring.   

7. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij werken deze privacyverklaring van tijd tot tijd bij. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op [datum]. 

8. Vragen en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Romex Investments B.V., gevestigd op de Röntgenlaan 1, 2719 DX Zoetermeer, te Nederland. Bij vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze Privacyverklaring, kunt u mailcontact met ons opnemen via info@romex-investments.com.